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Bedienungsanleitung

Alles, was du zum Loslegen brauchst – einfach erklärt, Schritt für Schritt.

Tipp: Oben rechts in der App findest du jederzeit den Button 📖 Anleitung, der diese Seite öffnet.

Inhalt

1 · In 5 Minuten startklar

App installieren

• Neueste Version auf der Download-Seite holen.
• macOS: .dmg öffnen, iou.fm in den Ordner „Programme" ziehen. Beim allerersten Start Rechtsklick auf das App-Symbol → „Öffnen" → nochmal „Öffnen".
• Windows: Setup-Datei starten → „Weitere Informationen" → „Trotzdem ausführen".
• Updates installiert die App ab dann automatisch.

Anmelden

Beim ersten Mal richtest du über „Neue Firma einrichten" dein Admin-Konto ein (Firmenname, Benutzername, Passwort). Danach meldest du dich immer mit Benutzername + Passwort an.

Wichtig: Dein Passwort entschlüsselt deine Daten. Geht es verloren, kann es niemand wiederherstellen – bewahre es sicher auf (z. B. im Passwortmanager).

Schneller anmelden mit Touch ID / Windows Hello

Nach dem ersten Login fragt die App, ob du den Fingerabdruck aktivieren möchtest. Sagst du ja, musst du beim nächsten Start nur noch den Finger auflegen – kein Tippen mehr.

Hell oder dunkel anzeigen

Oben rechts schaltest du mit „☀️ Hell" / „🌙 Dunkel" die Anzeige um. Diese Einstellung gilt nur für dich auf diesem Gerät – deine Kolleginnen und Kollegen behalten ihre eigene Ansicht.

Ersteinrichtung (als Admin)

Geh oben auf Stammdaten und in dieser Reihenfolge:

1. Auftraggeberkonto anlegen – das ist dein Firmenkonto, von dem überwiesen wird (IBAN eingeben, die App prüft sie und ergänzt die BIC).
2. Module wählen: „Erstattungen" (für Shops/Rückzahlungen) oder „Sammelüberweisung" (allgemein); optional „Rechnungen".
3. Mitarbeiter anlegen (jeder bekommt eigenen Login).
4. Optional: Shop verbinden, Steuerberater-Versand, Aussehen anpassen.

2 · Wer darf was (Rollen)

Es gibt zwei Rollen. Du legst sie beim Anlegen eines Benutzers fest.

So entsteht automatisch ein Vier-Augen-Prinzip: Mitarbeiter bereiten vor, nur ein Admin zahlt aus.

3 · Gehälter auszahlen

Nur Admin. Gehaltsdaten bleiben streng vertraulich – sie verlassen dein Gerät nie und sind für Mitarbeiter nicht sichtbar.

1. Tab Löhne öffnen.
2. Die DATEV-Abrechnungs-PDF per Drag-and-drop hineinziehen. Namen, IBANs und Beträge werden automatisch ausgelesen.
3. Zeilen prüfen. Geschäftsführer kannst du mit „GF" markieren und bei Bedarf zurückhalten.
4. Auftraggeberkonto und Ausführungsdatum wählen → „SEPA-Lohndatei herunterladen".
5. Datei ins Online-Banking laden (siehe Punkt 10) – oder, im Bank-Tarif, direkt senden (Punkt 9).

4 · Kunden Geld zurückzahlen (Erstattungen)

1. Tab Erstattungen öffnen.
2. Eintrag anlegen: entweder Bestellnummer eingeben → „Aus … laden" (wenn ein Shop verbunden ist, kommen Name, Betrag und Verwendungszweck automatisch) oder „+ Leere Zeile" und alles selbst eintragen.
3. Die fehlende IBAN des Kunden ergänzen (die gibt der Kunde an).
4. Erstattungsart wählen: voller Betrag, abzüglich Stornogebühr (%) oder fester Betrag.
5. Im Kommentar kurz den Grund festhalten.
6. Zeilen auswählen → als Admin SEPA-Datei erstellen.

Schutz vor Doppelzahlung: Ist eine Bestellung bereits erstattet/storniert oder schon in der Liste, kommt eine rote Warnung. Übernommen wird sie nur, wenn du bewusst „Trotzdem hinzufügen" wählst.

5 · Lieferantenrechnungen zahlen

Nur sichtbar, wenn das Modul „Rechnungen" in den Stammdaten aktiviert ist.

1. Tab Rechnungen öffnen und Rechnungs-PDFs laden. E-Rechnungen (ZUGFeRD/XRechnung) werden exakt gelesen, normale PDFs per Mustererkennung.
2. Per E-Mail (automatisch): Leite eine Rechnung an deine belege-…@iou-tech.com weiter. iou.fm liest sie automatisch im Hintergrund ein (du bekommst einen kurzen Hinweis) – sie ist also schon da, wenn du den Rechnungen-Tab öffnest. Oben zeigt ein Banner, wie viele Rechnungen noch geprüft werden müssen. Über „E-Mail-Eingang prüfen" kannst du jederzeit sofort nachsehen. Belege ohne IBAN (z. B. Tickets) werden übersprungen.
3. Prüfen & freigeben: Jede Rechnung hat das Feld „Geprüft & freigegeben?" – Standard ist Nein. Erst wenn du es bewusst auf Ja stellst, fließt die Rechnung in die SEPA-Datei bzw. den EBICS-Versand; dabei wird automatisch festgehalten, wer geprüft hat („geprüft von …"). So wird nie etwas Ungeprüftes ausgezahlt.
4. Wer darf prüfen/weiterleiten: Admins immer. Mitarbeiter nur, wenn sie der Admin in den Stammdaten → Benutzer freischaltet („Rechnungen prüfen & weiterleiten"). Außerdem sehen Mitarbeiter keine vom Admin geladenen Rechnungen (auch nicht im Archiv) – nur per E-Mail eingegangene bzw. selbst geladene.
5. Das Lieferanten-Gedächtnis füllt bei bekannten Lieferanten die IBAN automatisch.
6. Beträge/Empfänger prüfen → als Admin SEPA-Datei erstellen. Im Bank-Tarif danach direkt „Per EBICS an Bank senden" – die Belege gehen dann automatisch an den Steuerberater.

Schon bezahlt? Erscheint die Warnung, kannst du die Rechnung mit „Nur an Steuerberater weiterleiten (nicht zahlen)" in die Buchhaltung geben, ohne sie erneut zu überweisen. Später erneut senden: Im Archiv (nur Admin) hat jeder Rechnungs-Lauf den Button „An Steuerberater senden" – auch Tage später.

Belege automatisch an den Steuerberater: Aktiviere in den Stammdaten (Modul „Rechnungen") die Option „Belege automatisch versenden" und trage deine Steuerberater-E-Mail ein. Sobald du die SEPA-Datei erstellst, gehen die geprüften Rechnungs-PDFs automatisch per Mail an den Steuerberater. Du trägst nur die E-Mail ein, den Rest macht die App.

Die Rechnungsnummer steht immer im Verwendungszweck (B2B-Zuordnung). Lädst du eine bereits bezahlte Rechnung erneut hoch, erscheint sofort die Warnung „bereits bezahlt". Optional in den Stammdaten: Fälligkeitsdatum als Ausführungsdatum, Skonto, Vier-Augen-Prinzip.

6 · Online-Shop verbinden (Shopify, WooCommerce, Shopware)

Damit du Bestellungen per Nummer laden kannst, verbindest du deinen Shop einmal in den Stammdaten.

Shopify (ein Klick)

1. Stammdaten → „Mit einem Klick verbinden": Shop-Domain eingeben (z. B. dein-shop.myshopify.com).
2. „Mit Shopify verbinden" klicken → im Browser bei Shopify bestätigen → fertig. Kein Token nötig.

WooCommerce / Shopware

1. Stammdaten → „Shop-System für den Bestell-Import" → Plattform wählen.
2. Shop-URL und die Lese-Zugangsdaten eintragen (WooCommerce: Consumer Key/Secret; Shopware: Client-ID/Secret).

Es werden nur Lese-Rechte benötigt. Die Zugangsdaten bleiben verschlüsselt auf deinem Gerät.

7 · Rückbuchungen & Stornos im Blick

Im Tab Rückbuchungen siehst du offene Chargebacks aus deinem Shop mit Status und Frist, damit du rechtzeitig widersprechen kannst – inklusive Kennzahlen (offen / gewonnen / verloren / Gewinnquote) und Jahres-Verlauf. Im Tab Stornos findest du den abgeglichenen Überblick. Beides wird nachts automatisch aktualisiert; „Jetzt abgleichen" stößt es sofort an. In Stornos und Erstattungen kannst du über das Suchfeld nach Bestellnummer oder Name suchen.

7b · Belege per E-Mail (Bestellbestätigungen & Einkäufe)

Du erhältst in den Stammdaten eine persönliche Weiterleitungs-Adresse. Leite Bestellbestätigungen oder Einkaufs-Belege per E-Mail dorthin weiter – sie werden revisionssicher archiviert (Original unverändert, Zeitstempel, Prüfsumme) und, wenn aktiviert, automatisch an deinen Steuerberater weitergeleitet. Du trägst nur die Ziel-E-Mail ein.

Beleg ansehen: Unter „Belege & Buchhaltung" auf „Archiv anzeigen" und beim Eintrag auf „Ansehen" klicken. Wichtig zum Verständnis:

• 📄 PDF = der lesbare Beleg – zum Anschauen/Buchen (entweder der mitgeschickte Anhang oder der von iou.fm aus dem Mail-Text erzeugte „PDF-Beleg").
• ✉️ .eml = nur das technische Original (Roh-Nachweis für die Revisionssicherheit). In der Schnell-Vorschau erscheinen oft nur Absender/Betreff und „kein Inhalt" – das ist normal; mit „Öffnen mit Mail" wird sie korrekt angezeigt.

Die SHA-256-Prüfsumme wird je Beleg angezeigt.

Eigener Reiter „Belege · revisionssicher": Oben in der Navigation findest du den Reiter Belege. Dort sind alle eingegangenen Belege unveränderbar archiviert – jeder mit Inhalts-Prüfsumme (SHA-256) und Zeitstempel.

• Doppelte E-Mails werden automatisch zusammengefasst: Dieselbe Bestellbestätigung zweimal weitergeleitet erscheint über die Prüfsumme trotzdem nur einmal.
• „Versiegeltes Manifest exportieren" erzeugt JSON + CSV für den Steuerberater: eine lückenlose Liste aller Belege mit Prüfsummen und einer Hash-Kette. Wird später auch nur ein Beleg verändert oder entfernt, stimmt das Siegel nicht mehr – Manipulation ist sofort sichtbar.
• „Integrität prüfen" liest alle Belege neu ein und vergleicht die Prüfsummen – so siehst du jederzeit, dass nichts verändert wurde.

Per Mail empfangene Belege liegen serverseitig (anders als der Ende-zu-Ende-verschlüsselte Tresor) – das ist bei „Mail an eine Adresse" technisch unvermeidbar. Für die steuerliche Anerkennung gehört eine Verfahrensdokumentation dazu (Vorlage liegt bei).

8 · Export für den Steuerberater

Im Archiv liegt die Historie aller erstellten SEPA-Dateien (filterbar). Von dort exportierst du einen DATEV-Buchungsstapel oder eine CSV (Umlaut-sicher). Zusätzlich kann iou.fm am Monatsende automatisch eine Stornos-/Erstattungs-CSV per E-Mail an deinen Steuerberater schicken – einzurichten in den Stammdaten (E-Mail + CC, „Testmail jetzt senden"). Die CSV weist zu jedem Vorgang auch die Zahlungsmethode aus, mit der der Kunde ursprünglich bezahlt hat (z. B. PayPal, Kreditkarte, Klarna).

Der automatische Versand läuft immer am Monatsende um 23:59 – unabhängig davon, ob die App gerade geöffnet ist. Gab es im Monat mindestens eine ausgeführte Bestellung, hängt die Mail zusätzlich das Versand-Archiv des Monats als zweite CSV an. Einen einzelnen Monat kannst du in den Stammdaten (Belege & Buchhaltung → Monat wählen → „Monat jetzt senden") auch manuell nachschicken.

Eigener Reiter „Versand-Archiv": Oben in der Navigation findest du den Reiter Versand-Archiv. Dort stehen alle in Shopify ausgeführten (versendeten) Bestellungen – je mit Kunde, Bestellnummer, Betrag, Zahlungsmethode, Veranstaltung, Veranstaltungsdatum und Ausführungsdatum (wann die Bestellung versendet/ausgeführt wurde). Er füllt sich automatisch beim Abgleich. Du kannst nach Zeitraum (Monat), Zahlungsmethode und Kategorie filtern, nach Ausführungsdatum, Veranstaltungsdatum oder Betrag sortieren und im Suchfeld suchen – unten siehst du Anzahl und Summe der gefilterten Bestellungen. Über „Als CSV exportieren" lädst du genau die gefilterte Liste (Umlaut-sicher) in „Downloads".

9 · Direkt aus der App an die Bank senden (EBICS)

Im Bank-Tarif enthalten. Spart den manuellen Datei-Upload.

EBICS ist der offizielle, sichere Draht zu deiner Bank. Die Einrichtung ist etwas behördlich, passiert aber nur ein einziges Mal. Im EBICS-Bereich zeigen dir eine Fortschrittsleiste und ein Kasten „Dein nächster Schritt" jederzeit, wo du gerade stehst – du kannst dich also nicht verlaufen. So gehst du vor (Stammdaten → Bankanbindung (EBICS) aktivieren):

1. Zugangsdaten eintragen – Host-ID, Kunden-ID (Partner-ID), Teilnehmer-ID (User-ID) und die EBICS-URL. Diese Werte stehen in deinem EBICS-Vertrag bzw. im Bankparameter-Brief deiner Bank.
2. Schlüssel erzeugen – dein digitaler Ausweis, bleibt verschlüsselt auf deinem Gerät. Danach gleich mit einem Passwort sichern: So musst du bei einem Gerätewechsel nie neu bei der Bank initialisieren.
3. Elektronisch einreichen – Button „INI + HIA an die Bank senden". Meldet nur die öffentlichen Teile deiner Schlüssel an; bewegt kein Geld.
4. INI-Brief drucken, unterschreiben und an die Bank schicken (Adresse/Fax/E-Mail stehen in deinen Bank-Unterlagen). Wichtig: innerhalb von ca. 10 Tagen nach dem Einreichen aus Schritt 3 – am schnellsten per E-Mail/Fax. Die Bank gleicht Brief und Schlüssel ab und schaltet frei (dauert meist einige Werktage).
5. Nach der Freischaltung „aktiv" setzen. Ab dann erscheint im Lohn-/Erstattungslauf der Button „Per EBICS senden"; die Freigabe machst du bequem über die TAN-/Banking-App deiner Bank (z. B. photoTAN, pushTAN, SecureGo).

Gut zu wissen: Ohne Erst-Initialisierung binnen 60 Tagen sperrt die Bank den Zugang; nach 180 Tagen ohne Nutzung wird er deaktiviert. Verpasst du die 10-Tage-Frist für den INI-Brief, ist das nicht schlimm – du initialisierst dann einfach neu (Schritt 2–4). Bei Unsicherheit hilft der Firmenkunden-Support deiner Bank.

10 · SEPA-Datei ins Online-Banking laden

Wenn du nicht per EBICS sendest, lädst du die erzeugte Datei einmal hoch:

1. Online-Banking oder Banking-Software öffnen (z. B. SFirm, StarMoney, Profi cash).
2. Funktion „Sammelüberweisung" bzw. „SEPA-Datei importieren / Datei-Upload" wählen.
3. Die erzeugte .xml-Datei aus deinem Ordner „Downloads" auswählen.
4. Den Sammelauftrag prüfen und mit TAN freigeben.

Funktioniert mit jeder SEPA-fähigen Bank. Sollte eine Bank die Datei ausnahmsweise ablehnen, lässt sich das Dateiformat anpassen – melde dich dann beim Support.

11 · Mitarbeiter & Abo

Mitarbeiter hinzufügen

Stammdaten → „Benutzer & Zugänge" → neuen Login anlegen (Benutzername, Passwort, Rolle). Inklusiv-Mitarbeiter je Tarif: Basis 2 · Pro 3 · Bank 5.

Tarif & Testphase

Neue Firmen testen iou.fm 7 Tage kostenlos. Danach wählst du unter Stammdaten → Abo & Lizenz einen Tarif (Basis, Pro oder Bank) und zahlst bequem per SEPA-Lastschrift. Brauchst du mehr Plätze, buchst du dort 3er-Pakete dazu. Kündigen oder Zahlungsmittel ändern geht jederzeit über „Abo verwalten".

12 · Sicherheit

• Ende-zu-Ende verschlüsselt – Daten sind nur mit deinem Passwort lesbar.
• Gehälter bleiben lokal – nie synchronisiert, nie für Mitarbeiter sichtbar.
• Doppelzahlungs-Warnung bei bereits erledigten Vorgängen.
• Vier-Augen-Prinzip – Mitarbeiter erfassen, nur Admins zahlen aus.
• IBAN-Prüfung mit automatischer BIC-Ableitung.

13 · Häufige Fragen

Brauche ich eine bestimmte Bank? Nein – jede SEPA-fähige Bank mit Datei-Import. Für den Direktversand brauchst du einen EBICS-Zugang (Bank-Tarif).
Die App startet am Mac nicht? Beim ersten Mal per Rechtsklick → „Öffnen" starten.
Wie kommen Updates? Automatisch: Ist beim Anmelden eine neue Version da, installiert sie sich selbst (kurzer Lade-Hinweis „wird auf den neuesten Stand gebracht"), danach startet die App neu – einfach wieder per Touch ID anmelden. Bist du bereits eingeloggt, erscheint oben der Button „Jetzt aktualisieren".
Sieht mein Steuerberater alle Daten? Nein, nur die Stornos-/Erstattungs-CSV, die du sendest.
Können mehrere Personen gleichzeitig arbeiten? Ja – außer den Gehältern, die bleiben lokal.
Passwort vergessen? Aus Sicherheitsgründen nicht wiederherstellbar – sicher aufbewahren.