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Bedienungsanleitung

Alles, was du zum Loslegen brauchst – einfach erklärt, Schritt für Schritt.

Tipp: Oben rechts in der App findest du jederzeit den Button 📖 Anleitung, der diese Seite öffnet.

Inhalt

1 · In 5 Minuten startklar

App installieren

• Neueste Version auf der Download-Seite holen.
• macOS: .dmg öffnen, iou.fm in den Ordner „Programme" ziehen. Beim allerersten Start Rechtsklick auf das App-Symbol → „Öffnen" → nochmal „Öffnen".
• Windows: Setup-Datei starten → „Weitere Informationen" → „Trotzdem ausführen".
• Updates installiert die App ab dann automatisch.

Anmelden

Beim ersten Mal richtest du über „Neue Firma einrichten" dein Admin-Konto ein (Firmenname, Benutzername, Passwort). Danach meldest du dich immer mit Benutzername + Passwort an.

Wichtig: Dein Passwort entschlüsselt deine Daten. Geht es verloren, kann es niemand wiederherstellen – bewahre es sicher auf (z. B. im Passwortmanager).

Schneller anmelden mit Touch ID / Windows Hello

Nach dem ersten Login fragt die App, ob du den Fingerabdruck aktivieren möchtest. Sagst du ja, musst du beim nächsten Start nur noch den Finger auflegen – kein Tippen mehr.

Ersteinrichtung (als Admin)

Geh oben auf Stammdaten und in dieser Reihenfolge:

1. Auftraggeberkonto anlegen – das ist dein Firmenkonto, von dem überwiesen wird (IBAN eingeben, die App prüft sie und ergänzt die BIC).
2. Module wählen: „Erstattungen" (für Shops/Rückzahlungen) oder „Sammelüberweisung" (allgemein); optional „Rechnungen".
3. Mitarbeiter anlegen (jeder bekommt eigenen Login).
4. Optional: Shop verbinden, Steuerberater-Versand, Aussehen anpassen.

2 · Wer darf was (Rollen)

Es gibt zwei Rollen. Du legst sie beim Anlegen eines Benutzers fest.

So entsteht automatisch ein Vier-Augen-Prinzip: Mitarbeiter bereiten vor, nur ein Admin zahlt aus.

3 · Gehälter auszahlen

Nur Admin. Gehaltsdaten bleiben streng vertraulich – sie verlassen dein Gerät nie und sind für Mitarbeiter nicht sichtbar.

1. Tab Löhne öffnen.
2. Die DATEV-Abrechnungs-PDF per Drag-and-drop hineinziehen. Namen, IBANs und Beträge werden automatisch ausgelesen.
3. Zeilen prüfen. Geschäftsführer kannst du mit „GF" markieren und bei Bedarf zurückhalten.
4. Auftraggeberkonto und Ausführungsdatum wählen → „SEPA-Lohndatei herunterladen".
5. Datei ins Online-Banking laden (siehe Punkt 10) – oder, im Bank-Tarif, direkt senden (Punkt 9).

4 · Kunden Geld zurückzahlen (Erstattungen)

1. Tab Erstattungen öffnen.
2. Eintrag anlegen: entweder Bestellnummer eingeben → „Aus … laden" (wenn ein Shop verbunden ist, kommen Name, Betrag und Verwendungszweck automatisch) oder „+ Leere Zeile" und alles selbst eintragen.
3. Die fehlende IBAN des Kunden ergänzen (die gibt der Kunde an).
4. Erstattungsart wählen: voller Betrag, abzüglich Stornogebühr (%) oder fester Betrag.
5. Im Kommentar kurz den Grund festhalten.
6. Zeilen auswählen → als Admin SEPA-Datei erstellen.

Schutz vor Doppelzahlung: Ist eine Bestellung bereits erstattet/storniert oder schon in der Liste, kommt eine rote Warnung. Übernommen wird sie nur, wenn du bewusst „Trotzdem hinzufügen" wählst.

5 · Lieferantenrechnungen zahlen

Nur sichtbar, wenn das Modul „Rechnungen" in den Stammdaten aktiviert ist.

1. Tab Rechnungen öffnen und Rechnungs-PDFs laden. E-Rechnungen (ZUGFeRD/XRechnung) werden exakt gelesen, normale PDFs per Mustererkennung.
2. Das Lieferanten-Gedächtnis füllt bei bekannten Lieferanten die IBAN automatisch.
3. Beträge/Empfänger prüfen → als Admin SEPA-Datei erstellen.

Belege automatisch an Steuerberater/DATEV: Aktiviere in den Stammdaten (Modul „Rechnungen") die Option „Belege automatisch versenden" und trage deine Steuerberater-E-Mail und/oder die DATEV-Beleg-E-Mail (Unternehmen online) ein. Sobald du die SEPA-Datei erstellst, gehen die geprüften Rechnungs-PDFs automatisch per Mail dorthin – bei DATEV direkt in Unternehmen online. Du trägst nur die E-Mail ein, den Rest macht die App.

Die Rechnungsnummer steht immer im Verwendungszweck (B2B-Zuordnung). Lädst du eine bereits bezahlte Rechnung erneut hoch, erscheint sofort die Warnung „bereits bezahlt". Optional in den Stammdaten: Fälligkeitsdatum als Ausführungsdatum, Skonto, Vier-Augen-Prinzip.

6 · Online-Shop verbinden (Shopify, WooCommerce, Shopware)

Damit du Bestellungen per Nummer laden kannst, verbindest du deinen Shop einmal in den Stammdaten.

Shopify (ein Klick)

1. Stammdaten → „Mit einem Klick verbinden": Shop-Domain eingeben (z. B. dein-shop.myshopify.com).
2. „Mit Shopify verbinden" klicken → im Browser bei Shopify bestätigen → fertig. Kein Token nötig.

WooCommerce / Shopware

1. Stammdaten → „Shop-System für den Bestell-Import" → Plattform wählen.
2. Shop-URL und die Lese-Zugangsdaten eintragen (WooCommerce: Consumer Key/Secret; Shopware: Client-ID/Secret).

Es werden nur Lese-Rechte benötigt. Die Zugangsdaten bleiben verschlüsselt auf deinem Gerät.

7 · Rückbuchungen & Stornos im Blick

Im Tab Rückbuchungen siehst du offene Chargebacks aus deinem Shop mit Status und Frist, damit du rechtzeitig widersprechen kannst – inklusive Kennzahlen (offen / gewonnen / verloren / Gewinnquote) und Jahres-Verlauf. Im Tab Stornos findest du den abgeglichenen Überblick. Beides wird nachts automatisch aktualisiert; „Jetzt abgleichen" stößt es sofort an.

7b · Belege per E-Mail (Bestellbestätigungen & Einkäufe)

Du erhältst in den Stammdaten eine persönliche Weiterleitungs-Adresse. Leite Bestellbestätigungen oder Einkaufs-Belege per E-Mail dorthin weiter – sie werden revisionssicher archiviert (Original unverändert, Zeitstempel, Prüfsumme) und, wenn aktiviert, automatisch an deinen Steuerberater oder direkt an DATEV (Unternehmen online) weitergeleitet. Du trägst nur die Ziel-E-Mail ein.

Per Mail empfangene Belege liegen serverseitig (anders als der Ende-zu-Ende-verschlüsselte Tresor) – das ist bei „Mail an eine Adresse" technisch unvermeidbar. Für die steuerliche Anerkennung gehört eine Verfahrensdokumentation dazu (Vorlage liegt bei).

8 · Export für den Steuerberater

Im Archiv liegt die Historie aller erstellten SEPA-Dateien (filterbar). Von dort exportierst du einen DATEV-Buchungsstapel oder eine CSV (Umlaut-sicher). Zusätzlich kann iou.fm am Monatsende automatisch eine Stornos-/Erstattungs-CSV per E-Mail an deinen Steuerberater schicken – einzurichten in den Stammdaten (E-Mail + CC, „Testmail jetzt senden").

9 · Direkt aus der App an die Bank senden (EBICS)

Im Bank-Tarif enthalten. Spart den manuellen Datei-Upload.

1. Stammdaten → Bankanbindung (EBICS) aktivieren.
2. Zugangsdaten der Bank eintragen (Host-ID, Kunden-ID, Teilnehmer-ID, URL – die bekommst du aus deinem EBICS-Vertrag).
3. Schlüssel erzeugen (passiert lokal auf deinem Gerät).
4. INI-Brief drucken, unterschreiben und an die Bank schicken – erst danach schaltet die Bank dich frei.
5. Nach der Freischaltung „aktiv" setzen. Ab dann erscheint im Lohn-/Erstattungslauf der Button „Per EBICS an Bank senden"; die Freigabe machst du bequem über die TAN-/Banking-App deiner Bank (z. B. photoTAN, pushTAN, SecureGo).

10 · SEPA-Datei ins Online-Banking laden

Wenn du nicht per EBICS sendest, lädst du die erzeugte Datei einmal hoch:

1. Online-Banking oder Banking-Software öffnen (z. B. SFirm, StarMoney, Profi cash).
2. Funktion „Sammelüberweisung" bzw. „SEPA-Datei importieren / Datei-Upload" wählen.
3. Die erzeugte .xml-Datei aus deinem Ordner „Downloads" auswählen.
4. Den Sammelauftrag prüfen und mit TAN freigeben.

Funktioniert mit jeder SEPA-fähigen Bank. Sollte eine Bank die Datei ausnahmsweise ablehnen, lässt sich das Dateiformat anpassen – melde dich dann beim Support.

11 · Mitarbeiter & Abo

Mitarbeiter hinzufügen

Stammdaten → „Benutzer & Zugänge" → neuen Login anlegen (Benutzername, Passwort, Rolle). Jede Lizenz enthält 5 Mitarbeiter.

Tarif & Testphase

Neue Firmen testen iou.fm 7 Tage kostenlos. Danach wählst du unter Stammdaten → Abo & Lizenz einen Tarif (Basis, Pro oder Bank) und zahlst bequem per SEPA-Lastschrift. Brauchst du mehr Plätze, buchst du dort 3er-Pakete dazu. Kündigen oder Zahlungsmittel ändern geht jederzeit über „Abo verwalten".

12 · Sicherheit

• Ende-zu-Ende verschlüsselt – Daten sind nur mit deinem Passwort lesbar.
• Gehälter bleiben lokal – nie synchronisiert, nie für Mitarbeiter sichtbar.
• Doppelzahlungs-Warnung bei bereits erledigten Vorgängen.
• Vier-Augen-Prinzip – Mitarbeiter erfassen, nur Admins zahlen aus.
• IBAN-Prüfung mit automatischer BIC-Ableitung.

13 · Häufige Fragen

Brauche ich eine bestimmte Bank? Nein – jede SEPA-fähige Bank mit Datei-Import. Für den Direktversand brauchst du einen EBICS-Zugang (Bank-Tarif).
Die App startet am Mac nicht? Beim ersten Mal per Rechtsklick → „Öffnen" starten.
Wie kommen Updates? Automatisch beim Start.
Sieht mein Steuerberater alle Daten? Nein, nur die Stornos-/Erstattungs-CSV, die du sendest.
Können mehrere Personen gleichzeitig arbeiten? Ja – außer den Gehältern, die bleiben lokal.
Passwort vergessen? Aus Sicherheitsgründen nicht wiederherstellbar – sicher aufbewahren.